Vid centralbyrån genomfördes under verksamhetsåret 2019 fyra projekt som stöder ledarskapet: 1) en EFQM-utvärdering, 2) en kartläggning av de största riskerna, 3) ett projekt för att utveckla projektverksamheten och 4) en utbildning för chefer. Organisation vid centralbyrån. De prioriteringar som uppkommit genom EFQM-utvärderingen syns i den nya strategins utvecklingsprogram och till exempel i den kundorienterade utvecklingen av anpassningsträningen. Kartläggningen av de största riskerna genomfördes som en tjänst som tillhandahålls av LokalTapiola och skapade en grund för en systematisk riskhantering. Inom ramen för projektet för att utveckla projektverksamheten byggdes upp en projektmodell för Cancerorganisationerna, utbildades ett stort antal projektchefer, skapades en projektportfölj och avtalades om spelregler för inledandet av nya projekt. Chefsutbildningen genomfördes så att alla personer i chefsposter kunde delta. Syftet med utbildningen var att utveckla ett gemensamt ledningssystem för Cancerföreningens chefer och att stärka varje chefs individuella färdigheter och färdigheter i chefsarbetet. Ledningsgruppen och ledningsteam Ledningsgruppsarbetet förnyades så att det endast finns en ledningsgrupp på koncernnivå och under den tre ledningsteam: ett för Cancerregistret, ett för Cancerstiftelsen och ett för verksamheten vid Cancerföreningen. Alla personer i chefspositioner sammankallas regelbundet till möten i anslutning till utbildningsmässig, strategisk och verksamhetsrelaterad planering. Cancerstiftelsens förvaltning Cancerstiftelsen har ingen egen personal och därför är det personalen vid Cancerföreningen i Finland som sköter stiftelsens uppgifter. Cancerstiftelsens generalsekreterare var MD, docent Sakari Karjalainen. Till stiftelsen överfördes av förvaltningens löne- och socialutgifter totalt 576 000 euro (2018: 375 000 euro). Pensionsfond Cancerföreningen har pensionsansvar för Pensionsfonden för Cancerorganisationernas funktionärer, som lades ner år 1981, samt ett separat pensionsansvar. Ansvaret täcker 56 personer. Samhällsansvaret Cancerföreningen i Finland definierar sitt förhållande till tobaks-, alkohol- och läkemedelsindustrin mycket noggrant. Föreningen samarbetar inte med sådana aktörer som får finansiering ur tobaks- eller alkoholindustrin. Företag inom tobaks- och alkoholindustrin har lämnats utanför föreningens placeringsverksamhet i enlighet med den av styrelsen godkända placeringsplanen. Cancerföreningens samarbete med läkemedelsindustrin genomförs med beaktande av läkemedelsindustrins etiska regler om samarbete med patientorganisationer. Cancerföreningen kan alltså samarbeta med läkemedelsföretag, men samarbetet ska då omfatta minst tre företag. Cancerföreningen i Finland är en rökfri arbetsplats. Vid upphandling och all egen verksamhet beaktas principerna för hållbar utveckling. Lokaler Centralbyrån för Cancerföreningen i Finland är i Helsingfors (Unionsgatan 22) i lokaler som hyrs av Sponda Oy. Lokalerna täcker 1 215 m2. Centralbyrån består av Cancerföreningens ledning, ekonomiförvaltning, dataadministration och allmänförvaltning, hälsoavdelning, kommunikationsavdelning och Cancerstiftelsens insamlingsavdelning samt Cancerregistret och Massundersökningsregistret. Lokalerna är trygga, ändamålsenliga och effektiva. De är dessutom moderna och kan lätt anpassas enligt enheternas behov. Hur upphandlingslagen tillämpas I enlighet med upphandlingslagen konkurrensutsätter man all verksamhet som finansieras av Social- och hälsoorganisationernas understödscentral. I regel konkurrensutsätter man alla upphandlingar och köpta tjänster inom förvaltningen, dataadministrationen, kommunikationen och medelinsamlingen. De konkurrensutsätts minst som s.k. miniupphandlingar så att man ber offerter från tre olika leverantörer enligt specifika kriterier. Dataadministration Dataadministrationen vid Cancerföreningen i Finland ansvarar för föreningens datasystemstjänster och koordinerar upphandlingarna av och utvecklingsprojekten för föreningens datasystem. Cancerregistrets it-team har till uppgift att erbjuda tjänster till registrets registrerings- och massundersökningsfunktioner och att stödja forskning. Teamet utvecklar och upprätthåller applikationer som stöder den operativa verksamheten och den elektroniska blanketten för canceranmälningar. Teamet svarar även för Cancerregistrets datareserver. En ansenlig del at dataadministrationens serviceverksamhet gäller tjänster som stöder Cancerföreningens verksamhet. Tjänsterna fokuseras också på Cancerregistrets registreringsfunktioner samt på att stödja forskningsverksamheten. Dataadministrationens strategiska linje är att vid behov utnyttja externa tjänster som stöd för organisationens egen verksamhet. På så sätt kan man genomföra krävande tekniska projekt kostnadseffektivt och med rätt slags expertis. Under verksamhetsåret slutfördes ibruktagandet av Windows 10 på arbetsstationerna. Samtidigt övergick man till en leasingmodell vid anskaffningen av arbetsstationer och telefonutrustning. Detta möjliggör effektiva arbetsredskap som lämpar sig för sitt användningsändamål samt införande av en ansvarsfull livscykelmodell. Under året blev vi en del av Funet-nätet. På ett kostnadseffektivt sätt fick vi på så sätt tillgång till en snabb och stabil internetförbindelse och tillgång till CSC:s högpresterande beräkningstjänst. I samband med införandet av Funet-internet effektiviserades nätövervakningen och den tillhörande utrustningen förnyades. Vi förbättrade kontrollerbarheten och uppföljningen av det inre nätet som en del av utvecklandet av datasäkerheten. Arbetet kommer att fortsätta även 2020, då vi ska förnya det interna nätets aktiva apparater. Medlemsföreningarnas gemensamma system för verksamhetsstyrning (Järkkäri) hade tagits i bruk vid nio medlemsföreningar under 2018. År 2019 införde tre nya föreningar systemet, vilket ökade det totala antalet till tolv föreningar. Som stöd för systemet inrättades en styrgrupp som fortsätter planera och utveckla systemet. Systemet ska utvecklas kontinuerligt; under året gjordes några större uppdateringar och ett flertal små förbättringar. Under 2020 kommer systemet att få en ny profil i och med uppdateringen av användargränssnittet. Dataskydd och datasäkerhet Cancerföreningen måste uppfylla alla de krav som gäller behandlingen, klassificeringen och datasäkerheten av dokument hos statliga myndigheter (statsrådets förordning om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (681/2010)). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016) och dataskyddslagen (1050/2018). Cancerföreningen och dess medarbetare svarar tillsammans för att det utförda arbetet följer principerna för datasäkerhet. Cancerföreningens dataskydd och datasäkerhet sköts av ett dataskyddsombud, en datasäkerhetschef, en datasäkerhetskonsult och en datasäkerhetsgrupp som behandlar frågor kring dataskydd och datasäkerhet. Dataskyddsombudet och datasäkerhetschefen inledde skolningen av nya medarbetare i dataskydds- och datasäkerhetsfrågor med en presentation som uppdateras kontinuerligt. Totalt 23 medarbetare deltog i skolningen i mars och oktober. För alla medarbetare ordnades ett infomöte där man presenterade ett nytt tipsblad om datasäkerhet, uppdaterade anvisningar för krypterad e-post och en anmälningsblankett för datasäkerhetsincidenter. Man kom också överens om gemensamma spelregler för användningen av Teams. Processen för hantering av datasäkerhetsincidenter har förnyats. I processen inkluderas nu också ett kommunikationsperspektiv. Risken för lösenordsfiske minskades genom att man övergick till tvåstegsverifiering. De skyldigheter som anges i dataskyddsförordningen har fullgjorts genom att man fortsatt informera de registrerade om sina rättigheter och behandlingen av sina personuppgifter. Dessutom ingick man dataskyddsavtal med underleverantörer som behandlar personuppgifter. Cancerregistret publicerade sitt andra databokslut. Medlemsföreningarna fick råd i dataskyddsfrågor.
