Systemlösningar och erfarenheter från tidigare möjliggjorde personalens smidiga övergång till distansarbete och fortsatt arbete trots coronapandemin. Ledningsgruppen och ledningsteam Ledningsgruppsarbetet förnyades så att det endast finns en ledningsgrupp på koncernnivå och under den tre ledningsteam: för Cancerregistret, för Cancerstiftelsen och för Cancerföreningen. Alla personer i chefspositioner sammankallas regelbundet till möten i anslutning till utbildningsmässig, strategisk och verksamhetsrelaterad planering. Centralbyråns organisationsschema fr.o.m. 1.9.2018 Cancerstiftelsens förvaltning Cancerstiftelsen har ingen egen personal. Det är personalen vid Cancerföreningen i Finland som sköter stiftelsens uppgifter. Cancerstiftelsens generalsekreterare är MD, docent Sakari Karjalainen. Till stiftelsen överfördes av förvaltningens löne- och socialutgifter totalt 580 000 euro (2019: 576 000 euro). Pensionsfond Cancerföreningen har pensionsansvar för Pensionsfonden för Cancerorganisationernas funktionärer, som lades ner år 1981, samt ett separat pensionsansvar. Ansvaret täcker 56 personer. Samhällsansvaret Cancerföreningen i Finland definierar sitt förhållande till tobaks-, alkohol- och läkemedelsindustrin mycket noggrant. Föreningen samarbetar inte med sådana aktörer som får finansiering ur tobaks- eller alkoholindustrin. Företag inom tobaks- och alkoholindustrin har lämnats utanför föreningens placeringsverksamhet i enlighet med den av styrelsen godkända placeringsplanen. Cancerföreningens samarbete med läkemedelsindustrin genomförs med beaktande av läkemedelsindustrins etiska regler om samarbete med patientorganisationer. Cancerföreningen kan alltså samarbeta med läkemedelsföretag, men samarbetet ska då omfatta minst tre företag. Vid upphandling och all egen verksamhet beaktas principerna för hållbar utveckling. Cancerföreningen i Finland är en rökfri arbetsplats. Lokaler Centralbyrån för Cancerföreningen i Finland är i Helsingfors (Unionsgatan 22) i lokaler som hyrs av Sponda Oy. Lokalerna täcker 1 215 m2. Centralbyrån består av Cancerföreningens ledning, ekonomiförvaltning, dataadministration och allmänförvaltning, hälsoavdelning och kommunikationsavdelning och Cancerstiftelsens insamlingsavdelning samt Cancerregistret och Massundersökningsregistret. Lokalerna är trygga, ändamålsenliga och effektiva. De är dessutom moderna och kan anpassas enligt enheternas behov. Under verksamhetsåret inleddes ett utvecklingsarbete som en del av HR-programprojektet. Resultat förväntas i slutet av 2021. Målet med projektet är att utreda nya arbetssätt med beaktande av bl.a. distansarbete, tidsanvändning, kreativitet, digitalisering och gemenskap. Hur upphandlingslagen tillämpas I enlighet med upphandlingslagen konkurrensutsätter man all verksamhet som finansieras av Social- och hälsoorganisationernas understödscentral. I regel konkurrensutsätter man alla upphandlingar och köpta tjänster inom förvaltningen, dataadministrationen, kommunikationen och medelinsamlingen. De konkurrensutsätts minst som s.k. miniupphandlingar så att man ber offerter från tre olika leverantörer enligt specifika kriterier. Dataadministration Dataadministrationen vid Cancerföreningen i Finland ansvarar för föreningens datasystemstjänster och koordinerar upphandlingarna av och utvecklingsprojekten för föreningens datasystem. Cancerregistrets it-team har till uppgift att erbjuda tjänster till registrets registrerings- och massundersökningsfunktioner och att stödja forskning. Teamet utvecklar och upprätthåller applikationer som stöder den operativa verksamheten och den elektroniska blanketten för canceranmälningar. Teamet svarar även för Cancerregistrets datareserver. En ansenlig del at dataadministrationens serviceverksamhet gäller tjänster som stöder Cancerföreningens verksamhet. Tjänsterna fokuseras också på Cancerregistrets registreringsfunktioner samt på att stödja forskningsverksamheten. Dataadministrationens strategiska linje är att vid behov utnyttja externa tjänster som stöd för organisationens egen verksamhet. På så sätt kan man genomföra krävande tekniska projekt kostnadseffektivt och med rätt slags expertis. Hela personalen övergick till distansarbete i mars. Systemlösningar och erfarenheter från tidigare möjliggjorde en smidig övergång till distansarbete. Trots pandemin kunde man genomföra reformer för att förbättra dataskyddet. Processer vidareutvecklades för att bättre betjäna personer som distansjobbar, t.ex. i fråga om utrustning. I början av 2020 fortsatte utvecklingen av det interna nätet och arbetet kunde fortsätta i slutet av året. Under året genomförde man dataskyddsskanningar, och dessa fortsätter halvautomatiserat 2021. Dessutom inleddes en utredning om de förändringar och utmaningar i arbetssätten och systemen som Findata och lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården medför. Medlemsföreningarnas gemensamma system för verksamhetsstyrning (Järkkäri) togs i bruk 2018 och det utvecklas kontinuerligt. Under året uppdaterades Järkkäris användargränssnitt och man tog i bruk ett nytt gränssnitt, Unified Client Interface. Under året utvecklades också Cancerorganisationernas kundhanteringssystem samt Cancerorganisationernas gemensamma statistikföringspraxis. Användarna av systemet utbildades, och den nya praxisen tas i bruk vid ingången av 2021. Statistikföringen utvecklades tillsammans med medlemsföreningarna under ledning av verksamhetsledaren för Saimens cancerförening. Dataskydd och datasäkerhet Cancerföreningen måste uppfylla alla de krav som gäller behandlingen och datasäkerheten av dokument hos statliga myndigheter (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016) och dataskyddslagen (1050/2018). Cancerföreningen och dess medarbetare svarar tillsammans för att det utförda arbetet följer principerna för datasäkerhet. Cancerföreningens dataskydd och datasäkerhet sköts av ett dataskyddsombud, en datasäkerhetschef, en datasäkerhetskonsult och en datasäkerhetsgrupp som behandlar frågor kring dataskydd och datasäkerhet. Dataskyddsombudet och datasäkerhetschefen inskolade 19 nya arbetstagare i dataskydds- och datasäkerhetsfrågor. Man har gemensamt kommit överens om allmänna riktlinjer om var data lagras, och enheterna har utifrån dem utarbetat egna anvisningar enligt deras verksamhet. I höstas inleddes konsekvensbedömningar av dataskyddet, där man tillämpar liknande verktyg för konsekvensbedömning och riskbedömning. De skyldigheter som anges i dataskyddsförordningen har fullgjorts också genom att man fortsatt informera de registrerade om deras rättigheter och behandlingen av deras personuppgifter. Dessutom ingick man dataskyddsavtal med underleverantörer som behandlar personuppgifter. Cancerregistret publicerade sitt tredje databokslut. De inspektioner som gjorts för att förbättra arkiveringen av dokument måste avbrytas på våren på grund av pandemiläget. Medlemsföreningarna fick råd i dataskyddsfrågor.
